Sosiaalisen median hyödyntäminen

Mikä on sosiaalinen media?
Yleensä sosiaalisella medialla tarkoitetaan Facebookia, LinkedIniä, Twitteriä sekä muita vastaavia yhteisö- ja blogipalveluja, mutta tosiasiassa lienee paikallaan miettiä sanan “sosiaalinen” merkitystä. Sanahan sisältää vuorovaikutuksen, kahden tai useamman ihmisen tai yhteisön keskinäistä toimintaa. Ehkä kommunikointi olisi teon sanana paras tässä. Eli sosiaalinen media on muutakin kuin nämä alussa mainitsemani yhteisöpalvelut. Ja tämä vuorostaan tarkoittaa sitä, että myös yrityksen sisäisessä viestinnässä käytettävät työkalut ovat sosiaalisia medioita mikäli niissä tapahtuu kahdensuuntaista viestintää. Mielenkiintoista, koska tämä avaa näköalan aivan erilaiseen maailmaan.

Miten hyödyntää SoMe’a?
Jo nyt ovat yrityksissäkäytössä intranet- ja extranet -ympäristöt jotka sinänsä ovat jo sosiaalisia medioita mikäli kriteerinä käytetään tuota aiemmin esittämääni määritelmää. Sosiaalinen media (SoMe) on mielestäni eräänlainen muotisana, joka varmasti hiipuu käytöstä pikkuhiljaa jahka internetin uudet mahdollisuudet arkipäiväistyvät ja sen laajempi hyödynnettävyys tulee yrityksille ja henkilöille osaksi normaalia toimintaa.

Tällöin käytössä korostunevat enemmän sanat Yhteisöpalvelu, Blogipalvelu, Wikipalvelu ja vaikkapa videojakelupalvelu, koska ihmisetkin haluavat tarkemmin eritellä käyttämiänsä ympäristöjä ja palveluja.

Mutta miten voidaan näitä SoMe’n edustajia hyödyntää pienessä yrityksessä? Isot yritykset ovat jo pitkään käyttäneet mm. tuotekehityksessä, asiakaspalvelussa, sisäisessä tiedonkulussa ja sidosryhmäviestinnässä erilaisia ympäristöjä. Aika rupeaa olemaan kypsä myös pienemmillekin toimijoille hyödyntää näitä teknisesti kehittyneitä työkaluja joiden käyttäminen on monessa tapauksessa ilmaista. Enemmän kyse on tarpeiden tiedostamisesta. Tässä muutamia keräämiäni kriteereitä jotka vaikuttavat SoMe’n hyödyntämiseen:
- Tarkoitus (koulutus, asiakaspalvelu, tuotekehitys, markkinointiviestintä jne.)
- Toimijat (ulkoinen, sisäinen, sidosryhmä yms.)
- Tiedon muoto (teksti, dokumentti, kuva jne.)
- Resurssit (raha, työpanos)

Kriteereitä on varmasti paljon enemmän, mutta näiden pohjalta voi jo tehdä suunnitelmat siitä mihin tarpeeseen SoMe’a yrityksesä käytetään ja tämän jälkeen onkin sitten valinnan paikka. Eli mitä ympäristöjä valjastetaan käyttöön ja missä määrin. Olennaista on muistaa, että tarkoitus on tehostaa toimintoja ei tuottaa lisää ylimääräistä vaivaa. Näin ollen turha ahnehtiminen ja “heti kaikki kerralla kuntoon” -asenne on syytä jättää pois ja keskittyä pala-palalta kehittämään toimintaa.
Sosiaalista mediaa voidaan käyttää esimerkiksi:
- Asiakaspalvelussa: Asiakkaat vastaavat toistensa kysymyksiin nettisivujen asiakaspalvelun keskusteluosiossa, asiakaspalveluhenkilöstö tukee ja seuraa keskustelua
- Markkinointiviestinnässä: Facebook -fanisivu, Twitterissä asiantuntijuuskeskustelua, blogisivustolla asiantuntijatiedon jakamista kiinnostuneille jne.
- Sisäisessä viestinnässä: Esim. Sharepoint-ympäristö asiakaspalvelun, markkioinnin, tuotekehityksen ja hallinnon yhteensitomiseksi ja viestinnän tehostamiseksi
- Koulutus ja ohjeistus: Wiki -sivustot tietojen reaaliaikaiseen jakamiseen, muokkaamiseen sekä kommentointiin
- Verkosto- ja projektitoiminta: Osaajien verkostoituminen ja yhteistyössä toteutettavien projektien hallinta (Ning, Qaiku)
Tässä vain muutamia mahdollisuuksia, mutta näistäkin on jo paljon apua oikein toteutettuna.

Integroitu markkinointiviestintä osa VII

Tunnettuutta “ilmaiseksi“
Tiedotus- ja suhdetoiminta ovat mainontaan verrattuna yritysmaailmassa vähemmän käytettyjä keinoja näkyä medioissa ja sidosryhmien keskuudessa. Se on harmi. Harmi siksi, että oikein toteutettuna aktiivinen tiedottaminen herättää tiedotusvälineiden kiinnostuksen ja mehän tiedämme uutisen ja jutun lukuarvon verrattuna maksettuun mainontaan. Toisaalta sidosryhmäviestintä esimerkiksi alihankkijoiden, päämiesten ja vaikkapa rahoittajien suuntaan on suhdetoimintaa jolla varmistetaan yhteistyön positiivista kehitystä. Näin maine paranee ja hommat luistaa aina paremmin.

Miksi yritys tiedottaa
Perinteisesti suomalainen kertoo itsestään mahdollisimman vähän jottei kateelliset saa syytä levitellä väärää tietoa ja yrittää torpedoida positiivista tunnelmaa. Toisaalta itsestä kertominen on itsensä kehumista, joka ei käy laatuunsa suomalaisessa mentaliteetissa. Mutta tässä helposti unohdetaan, että yritys ei ole ihminen, vaan yhteisö, jonka tehtävä on olla markkina-alueensa/toimialansa paras. Tällöin itsestä kertominen jo sinänsä on itsestäänselvyys jotta kaikki tietävät kuka olemme, mitä teemme ja miksi olemme olemassa. Ja kaikki uusi kiinnostaa varmasti joten esimerkiksi tuotetiedottaminen on kilpailuetu eritoten kilpailijoiden säästellessä itseään.

Oikea tiedottaminen tukee yritystoimintaa niin viestinnällisessä kuin markkinoinnillisessa ja myynnillisessä näkökulmassa. Ja tätä mahdollisuutta suosittelee varmasti kaikki viestinnän asiantuntijat hyödyntämään.

Miten tiedottaa sidosryhmille
Kuten kaikessa toiminnassa, niin tässäkin tapauksessa suunnitelmallisuus on avain tuloksekkaaseen ja laadukkaaseen viestintään. Kaikelle tiedottamiselle on syytä laatia suunnitelma etukäteen ja kriisitilanteita sekä muita spontaaneja tiedotustarpeita varten on hyvä laatia myös toimintaohjeet. Turhan aktiivinen ote tiedottamisessa on monesti häiritsevää joten kaiken viestinnän pitää kohdentua oikein jotta vastaanottajalla on aina vastaanottokykyä. Joskus voi olla paikallaan tehdä kärpäsestä härkänen, mutta pääasiassa tiedottamisen pitää olla objektiivista ja sisällön painavaa asiaa eikä turhaa “mainoshömppää”. Näin sidosryhmät yleisestikin pysyvät kiinnostuneina ja toiminta luo positiivista tunnetta, joka tietenkin lisää luottamusta ja arvostusta.

Muutama seikka, jotka on hyvä ottaa tiedottamisessa huomioon:
- Tee suunnitelma niin aikatauluista, sisällöistä kuin toimintatavoista
- Kohdenna tiedotteen jakelu aina sisällön mukaan jotta kiinnostavuus säilyy
- Tiedota täsmällisesti jotta vastaanottajan on helppo ymmärtää ja sisäistää
- Liian pitkää tiedotetta ei lueta, yksi A4 sivu on riittävä
- Luo suhteita toimittajiin, jotta tiedotteesi tulevat luetuiksi
- Muista myös sidosryhmäviestintä, jotta asiakkaasi ja yhteistyökumppanisi tietävä yrityksestäsi kaiken oleellisen