Tunnettuutta “ilmaiseksi“
Tiedotus- ja suhdetoiminta ovat mainontaan verrattuna yritysmaailmassa vähemmän käytettyjä keinoja näkyä medioissa ja sidosryhmien keskuudessa. Se on harmi. Harmi siksi, että oikein toteutettuna aktiivinen tiedottaminen herättää tiedotusvälineiden kiinnostuksen ja mehän tiedämme uutisen ja jutun lukuarvon verrattuna maksettuun mainontaan. Toisaalta sidosryhmäviestintä esimerkiksi alihankkijoiden, päämiesten ja vaikkapa rahoittajien suuntaan on suhdetoimintaa jolla varmistetaan yhteistyön positiivista kehitystä. Näin maine paranee ja hommat luistaa aina paremmin.
Miksi yritys tiedottaa
Perinteisesti suomalainen kertoo itsestään mahdollisimman vähän jottei kateelliset saa syytä levitellä väärää tietoa ja yrittää torpedoida positiivista tunnelmaa. Toisaalta itsestä kertominen on itsensä kehumista, joka ei käy laatuunsa suomalaisessa mentaliteetissa. Mutta tässä helposti unohdetaan, että yritys ei ole ihminen, vaan yhteisö, jonka tehtävä on olla markkina-alueensa/toimialansa paras. Tällöin itsestä kertominen jo sinänsä on itsestäänselvyys jotta kaikki tietävät kuka olemme, mitä teemme ja miksi olemme olemassa. Ja kaikki uusi kiinnostaa varmasti joten esimerkiksi tuotetiedottaminen on kilpailuetu eritoten kilpailijoiden säästellessä itseään.
Oikea tiedottaminen tukee yritystoimintaa niin viestinnällisessä kuin markkinoinnillisessa ja myynnillisessä näkökulmassa. Ja tätä mahdollisuutta suosittelee varmasti kaikki viestinnän asiantuntijat hyödyntämään.
Miten tiedottaa sidosryhmille
Kuten kaikessa toiminnassa, niin tässäkin tapauksessa suunnitelmallisuus on avain tuloksekkaaseen ja laadukkaaseen viestintään. Kaikelle tiedottamiselle on syytä laatia suunnitelma etukäteen ja kriisitilanteita sekä muita spontaaneja tiedotustarpeita varten on hyvä laatia myös toimintaohjeet. Turhan aktiivinen ote tiedottamisessa on monesti häiritsevää joten kaiken viestinnän pitää kohdentua oikein jotta vastaanottajalla on aina vastaanottokykyä. Joskus voi olla paikallaan tehdä kärpäsestä härkänen, mutta pääasiassa tiedottamisen pitää olla objektiivista ja sisällön painavaa asiaa eikä turhaa “mainoshömppää”. Näin sidosryhmät yleisestikin pysyvät kiinnostuneina ja toiminta luo positiivista tunnetta, joka tietenkin lisää luottamusta ja arvostusta.
Muutama seikka, jotka on hyvä ottaa tiedottamisessa huomioon:
- Tee suunnitelma niin aikatauluista, sisällöistä kuin toimintatavoista
- Kohdenna tiedotteen jakelu aina sisällön mukaan jotta kiinnostavuus säilyy
- Tiedota täsmällisesti jotta vastaanottajan on helppo ymmärtää ja sisäistää
- Liian pitkää tiedotetta ei lueta, yksi A4 sivu on riittävä
- Luo suhteita toimittajiin, jotta tiedotteesi tulevat luetuiksi
- Muista myös sidosryhmäviestintä, jotta asiakkaasi ja yhteistyökumppanisi tietävä yrityksestäsi kaiken oleellisen
Avainsanat: integroitu markkinointiviestintä, markkinointiviestintä, markkiointi, PR, suhdetoiminta, tiedottaminen, tiedotustoiminta
