Jotta kokonaisuus voi olla hallittua, markkinoinnin toimenpiteet on myös aikataulutettava.
Mitä aikataulutuksella tavoitellaan?
Monilla organisaatioilla aikataulutus on vuodesta toiseen toistuvia kampanjoita ja toimenpiteitä. Ne toteutetaan aina samoihin aikoihin ja monesti aikataulut tarkennetaan muutamaa viikkoa ennen H-hetkeä. Toisaalta uusasiakashankinta on monilla yrityksillä toistuva prosessi, joka katkee kesälomaan ja vuoden vaihteen juhlapyhiin. Asiakashankintaa tukeva viestintä tulee rutiinilla siinä rinnalla ja jotain uuttakin kokeillaan, kun joku tiimissä keksii vaihtelua ja mahdollisesti tuloksekkaan konstin lisätä myyntiä. Sen tarkemmin ei aikatauluja välttämättä etukäteen mietitä. Mutta miksi olisi hyvä tehdä suunnitelmiin myös aikataulurunko?
Otetaanpa esimerkki: Vanha viisaus 100 %:n panostus tuo 110 %:n tuloksen pitää edelleen paikkansa. Kun henkilön panostus tuokin 50%:n tuloksen, ryhdytään syitä yleensä etsimään henkilökohtaisista ominaisuuksista vaikka todellinen ratkaisija onkin ollut työntekijän 70 %:n panostus. Mistä tuo 70 %:a tulee? Siitä, että yrityksen johto ohjaa ryhmäänsä tekemään asioita tässä ja nyt ilman tarkempaa suunnitelmaa miten ajankäytöllisesti pitäisi toimia. Suoramarkkinointi lähtee myöhässä liikkeelle, koska valmisteluun ei ollut varattu aikaa vaillinaisen ennakkosuunnitelun johdosta. Buukkaajat voivat aloittaa asiakkaiden kontaktoinnin suoramarkkinoinnin jälkeen jolloin myyjät ovat myöhässä liikkeellä saadakseen tavoitteet täytettyä. Ja näin vain kokeneimmat ja kyvykkäimmät myyjät pääsevät tavoitteeseen, osaksi omatoimisen ennakkovalmistautumisen ansiosta. Mutta miten käy sen keskiverto myyjän? Tavoitteet ei täyty tai täyttyvät vaivoin hirveän ponnistelun jälkeen. Keskiverto myyjä pystyi panostamaan 70 %:a omasta ajastaan ja voimavaroistaan myyntiin, koska 30%:a meni ensin odottelluun ja sitten epätoivoiseen kiireen ryydittämään rimpuiluun hänen yrittäessään itse järjestellä tukevaa markkinointia jotta pääsisi asiakkaisiin.
Mikä lääkkeeksi?
Markkinoinnin suunnittelussa voisi hyödyntää aikataulusuunnitelmaa, joka perustuu syklittäiseen myyntiin. Silloin, kun on otollisimmat ajat myynnille pitäisi myyjien tavata asiakkaita, tehdä tarjouksia ja kotiuttaa kauppoja. Jotta tähän päästään, pitää heille antaa mahdollisuus panostaa vastuualueeseensa 100 %:a käytettävissä olevasta ajasta ja tukea sitä oikealla strategialla. Vähintään puoleksi vuodeksi etukäteen suunniteltu aikataulutus myynnille ja sitä tukevalle markkinoinnille varmistaa, että suoramarkkinointi on ajoissa liikkeellä ja buukkaajat pääsevät hommiin riittävän ajoissa. Toisaalta silloin, kun tehdään vahvaa panostusta tähän hetkeen pitää kaikkien keskittyä omaan rooliinsa jotta kaikki onnistuu. Kun myynti pyörii vauhdilla ja myyjät ovat kiinni vain niissä hommissa joihin heidän kannattaa aikansa käyttää, tulee tulostakin eri tavalla kuin “puoli valoilla” mentäessä. Sitten hiljaisempana aikana jolloin kauppaa tulee nihkeämmin, aktiivinen myynti jatkuu edelleen, mutta paineettomampana, kun suurimmat myyntiponnistelut ovat tehtynä ja tavoitteet täytetty tai ainakin ollaan lähellä niiden saavuttamista.
Miten liikkeelle?
Markkinointiviestinnän suunnitelma on järkevää tehdä koko vuodeksi jolloin myös aikataulut voidaan katsoa valmiiksi. Edellisestä vuodesta voidaan ottaa valmiit tiedot käyttöön ja tarvittaessa tuoda jotain uutta. Tällöin aikataulutuksen merkitys kasvaa entisestään.
Olennaisinta on seurata aikataulutusta ja tulevia toimenpiteitä.
Koska toimintaympäristö muuttuu vuoden aikana, muuttuu aikataulutuskin toimenpiteiden mukana. Olisiko siis syytä ottaa huomioon uusien ja pois jäävien toimien merkitys myös kalenterin sisältöön? Kyllä. Joillekin toimille saadaa lisää toteutusaikaa toisen toimenpiteen jäädessä pois ja uuden toimenpiteen tullessa mukaan suunnitelmaan sille pitää varata riittävästi aikaa myös toteutusvaiheessa. Tämän kokonaisuuden hallitseminen on varmasti monesti se suurin haaste.
